Tijdens voorbereidende gesprekken gaat de moderator na of aan al de voorwaarden voor een HERGO is voldaan. Hij of zij legt de bedoeling en het verloop van de samenkomst uit aan al de deelnemers.
Bij de start van het overleg geven de partijen hun ervaringen en aandeel in het incident aan. Samen met familie en vrienden uiten zij gedachten en gevoelens die door het incident zijn uitgelokt.
Dan zoeken alle deelnemers samen naar een plan om de geleden schade te herstellen: ze maken afspraken en duiden een deelnemer aan die toeziet op de uitvoering van het herstelplan.
De afspraken worden door de moderator op papier gezet en alle deelnemers ondertekenen het herstelplan.
Tenslotte, bij een hapje en een drankje, krijgen deelnemers de gelegenheid om informeel met elkaar te praten…